Umowa najmu mieszkania to określenie wzajemnych relacji między najemcą a wynajmującym. Może zawierać wszystko, czego strony będą sobie życzyły i co ustalą w ramach obowiązującego prawa, a w szczególności przepisów kodeksu cywilnego art. od 659 do 692 oraz ustawy o ochronie praw lokatorów.  Niektóre elementy są jednak niezbędne. Możesz napisać lub sprawdzić Twoją Umowę Najmu według poniższych wskazówek:

Umowa najmu powinna zawierać dokładne określenie stron

1. Wynajmującego (oddającego mieszkanie w najem, właściciel nieruchomości).
2.  Najemcy (biorącego w najem)
   Oraz dane osobowe obu stron: numery PESEL, numery dowodów osobistych lub paszportów, dane adresowe ze wskazanego dowodu tożsamości lub według oświadczenia ze wskazaniem, że są to adresy dla doręczeń. Jest to istotny element każdej umowy na wypadek konieczności dostarczenia korespondencji jednej ze stron. Warto zadbać o jak największą ilość danych.

Określenie przedmiotu umowy

Określenie przedmiotu umowy powinno zawierać przede wszystkim dokładny adres nieruchomości i jej opis (powierzchnia, ilość pokoi, dostęp do kuchni, łazienki). Jeżeli przedmiotem najmu będą pomieszczenia lub miejsca przynależne do lokalu, to również powinny być opisane (np. schowek na klatce schodowej, komórka lokatorska w piwnicy czy miejsce parkingowe).

Określenie czasu trwania najmu

Umowa może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony (zawsze korzystniej zawrzeć na czas określony). W tym paragrafie należy dokładnie określić czas obowiązywania danej umowy, zwłaszcza termin jej wejścia w życie. W przypadku umowy na czas określony – należy wskazać termin jej zakończenia np. po upływie roku.
W przypadku umowy na czas nieokreślony należy ustalić warunki jej wypowiedzenia. W tym wypadku należy dokładnie zapoznać się przepisami przywołanych wyżej przepisów, które bardzo dokładnie regulują tę kwestię. Jeżeli w umowie określone zostaną inne niż w ustawach warunki wypowiedzenia, nie będą one ważne i obowiązywać będą strony warunki określone przepisami. W związku z faktem, że przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów bardziej chronią najemcę w przypadku zawierania umów na czas nieokreślony, kosztem prawa własności właściciela mieszkania, Stowarzyszenie Mieszkanicznik zdecydowanie zaleca zawieranie umów najmu na czas określony.

Cel najmu i sposób korzystania z lokalu

Należy określić, że jest to najem na cele mieszkalne. Jeśli tego nie ustalimy, najemca będzie mógł wykorzystać wynajmowane mieszkanie na inny cel np. prowadzenia działalności gospodarczej, która może wymagać zgody Wspólnoty Mieszkaniowej lub zawiadomienia administracji Spółdzielni – w zależności od umiejscowienia najmowanego lokalu.
Dobrze jest określić też ilość osób stale zamieszkujących (wpływa to na wysokość opłat licznikowych oraz opłat za odbiór śmieci).

Koszt najmu, termin i sposób regulowania należności.

Określenie wysokości czynszu najmu oraz opłat dodatkowych stanowi istotny element umowy. Należy zwrócić tu uwagę na konieczność odrębnej kalkulacji czynszu najmu oraz opłat za zużycie mediów, jak woda, ciepło, gaz czy za wywóz śmieci, które rozliczane są do dostawców usług za pośrednictwem wynajmującego (umowy nieprzepisane na najemcę). O tym, jak rozliczać media możesz dowiedzieć się tutaj. Opłaty te powinny stanowić dwie odrębne pozycje kwotowe, co jest szczególnie ważne dla celów podatkowych.

W paragrafie tym należy również określić sposób dokonywania zapłaty (gotówka lub przelew). Rekomendujemy ustalenie sposobu płatności przelewem na wskazany rachunek bankowy, dzięki czemu mamy bankowe potwierdzenie zapłaty a dodatkowo strona wynajmująca nie musi się martwić o to, czy ma obowiązek zastosowania kasy fiskalnej.

Termin wnoszenia opłat również powinien być jasno określony – np. do dnia 5 miesiąca za dany miesiąc.

Można tu również określić wysokość odsetek należnych wynajmującemu na wypadek opóźnienia w zapłacie zobowiązań przez najemcę, jeśli mają obowiązywać inne niż ustawowe. Maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może przekroczyć dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie.

Kaucja

Kaucja stanowi zabezpieczenie dla wynajmującego na wypadek pozostawionych przez najemcę szkód w lokalu lub nadmiernego zużycia wyposażenia. W umowie należy określić wysokość, termin i sposób wpłaty i zwrotu kaucji. Zwykle strony stosują kaucję w wysokości od 1 do 3 wartości czynszu najmu, jednak przepisy dopuszczają nawet kaucję w wysokości 12-krotności czynszu najmu. Zwrot kaucji powinien nastąpić w ciągu miesiąca od dnia opuszczenia lokalu przez najemcę, jednak strony mogą ustalić w umowie krótszy termin zwrotu.

Prawa i obowiązki stron

Bezpieczne, sprawne instalacje, większe naprawy, tryb ich dokonywania, dbałość  o czystość, bieżące konserwacje, przestrzeganie porządku domowego w budynku wielorodzinnym-to tylko niektóre z czynności, które powinny być doprecyzowane umownie. Bazą do zapisów praw i obowiązków każdej ze stron powinny być przepisy określone w ustawie o ochronie praw o lokatorów z rozdziału 2.

Zasady wizytacji lokalu przez właściciela

W związku z tym, ze art. 50 Konstytucji RP zapewnia nienaruszalność mieszkania i ściśle wiąże się z prawem do prywatności (art. 47 Konsytuacji). Bez zgody lokatora właściciel (wynajmujący) nie może wejść do będącego jego własnością, ale wynajmowanego lokalu. Należy zatem dokładnie określić w umowie sposób, w jaki strony będą się umawiały na oględziny mieszkania oraz ich częstotliwość. W takim przypadku najemca będzie zobowiązany wpuścić wynajmującego do lokalu i pozwolić mu ocenić jego stan – oczywiście w granicach nienaruszalności prawa do prywatności zamieszkujących w nim osób.

Lista dokumentów towarzyszących umowie.

Jako załącznik do umowy należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy przy przekazywaniu mieszkania, w którym należy opisać rodzaj i stan wyposażenia. Warto również zrobić dokumentację zdjęciową.

Załącznikami do umowy mogą być również karty danych osobowych najemców, instrukcje i regulaminy.

Zapisy organizacyjne:

Zapisy końcowe umowy to liczba kopii umowy wynajmu mieszkania, ustalenia dotyczące zmiany w umowie, rozstrzygania sporów, niewykorzystywania danych osobowych poza celami ściśle związanymi z wykonaniem umowy (klauzula RODO), ewentualne wskazanie przepisów Kodeksu Cywilnego do spraw nieuregulowanych umową.

Podpisy stron